Как экспедитору сократить расходы?
Для того, чтобы на счету было больше денег, нужно увеличивать доходы и сокращать расходы. Это простое правило относится и к домашним хозяйствам, и к бизнесу. В условиях жёсткой конкуренции представители транспортной отрасли вынуждены считать каждый евро и искать способы оптимизации своей деятельности. Редакция CargoNews.lt решила поинтересоваться, как вопрос сокращения расходов решают экспедиторские компании.
Когда в компании встаёт вопрос об оптимизации расходов, его решение нужно начитать с внутренних процессов. Рекомендуется установить строгие процедуры закупок. A когда появляется потребность в закупке, в первую очередь нужно оценить внутренние ресурсы. Нередко выясняется, что некоторые работы сотрудники компании могут выполнить собственными силами. Если компания всё же решит проводить закупку, всегда необходимо объявлять конкурс. Таким образом компания сможет выбрать оптимальный вариант соотношения цены и качества.
При проведении закупки, такие фразы, как «мы ведь всегда покупаем у этих поставщиков» или «мы всегда покупаем этот товар», нужно забыть, так как в каждом конкретном случае компания должна стремиться к наиболее выгодной сделке.
Расходы можно снижать и другим способом – обращаясь за услугами к внешнему поставщику. Томас Юркшайтис, руководитель компании «Lautoma», говорит, что когда в компании решался вопрос о бухгалтерских услугах, компания провела оценку стоимости рабочего места бухгалтера и бухгалтерских программ, и приняла решение сотрудничать с внешними поставщиками этих услуг. В зависимости от объёма деятельности, компании должны оценить, насколько им необходимы штаты, напрямую не связанные с производством продуктов или услуг. Может быть, как в случае «Lautoma», целесообразнее нанимать внешних поставщиков, а в компании оставлять только тех сотрудников, которые генерируют доход.
Ещё один способ сокращения расходов, относящихся к эффективной организации деятельности компании (в особенности это актуально для групп предприятий, в которых работает более 100 сотрудников, и деятельность которых охватывает несколько сегментов бизнеса) – оптимизация структуры управления. Группы компаний могут структурировать свою деятельность так, чтобы сотрудники, выполняющие административные функции, работали в одной компании, а другие подразделения, входящие в группу, были объединены по видам деятельности. Такой принцип позволит каждой компании сконцентрироваться на своей профессиональной сфере.
Oдна из существенныхx статей расходов экспедиторских компаний – расходы на услуги связи. Так как экспедиторы в основном работают по телефону, очень важно, чтобы телефонная связь была высококачественной. Всем известно, что качественная связь стоит довольно дорого, поэтому неизменно возникает вопрос, как найти услугу высокого качествa по низкой цене. Собеседники CargoNews.lt поделились несколькими «рецептами» по оптимизации этих расходов. Так, Томас Юркшайтис не реже, чем три раза в год, проводит встречу с ответственными сотрудниками компании, в ходе которой анализирует информацию об использовании услуг телефонной и интернет-связи. Руководитель, таким образом, узнаёт, насколько эффективно компания пользуется теми услугами, за которые платит. По результатам анализа руководитель решает, следует ли продолжать пользоваться существующими планами и сотрудничaть с существующими поставщиками или, наоборот, следует обратиться к другим. По словам собеседника, эта практика себя оправдала и помогла сэкономить.
Несмотря на то, что стоимость услуг связи оказывает значительное влияние на прибыль, компании должны не забывать не только об их стоимости, но и о качестве. В особенности это важно для тех, кто работает на международном уровне. Как показывает практика, литовские операторы не всегда способны обеспечить качественную связь, в особенности, когда она необходима для общения с коллегами из более экзотических стран, например, из стран Средней Азии. Поэтому довольно часто литовские компании прибегают к услугам международных операторов, которые в определённых странах располагают собственной (т.е. не взятой в аренду) технической базой, что позволяет обеспечить более качественную связь. Кроме того, перед тем, как заключать с оператором договор, целесообразно воспользоваться испытательным сроком, предоставляемым для проверки качества услуг. И заключать договор лишь в том случае, если качество вас полностью устраивает.
Компании также могут экономить за счёт современных информационных технологий. UAB «Lautoma» сокращает расходы с помощью использования программ по управлению связями с клиентами (англ. CRM — Customer Relationship Management), электронной подписи, электронных счетов.
В отличие от многих современных предприятий, которые рассматривают схемы «мобильного офиса» или «работы на дому», экспедиторские компании, по ряду причин, стараются работать в офисах. Основные из таких причин – необходимость оперативного обмена информацией и имидж. Но и в этом случае экспедиторы могут экономить. Сократить издержки можно за счёт эффективного расположения рабочих мест, планировки в виде «открытого офиса» и т.д. Такие «хитрости» позволяют оптимизировать использование офисного помещения, снижая, таким образом, стоимость его аренды или приобретения.
Как и в других предприятиях, работающих в сфере услуг, в деятельности экспедиторских компаний присутствует строка расходов на содержание персонала. Польские коллеги очень часто используют различные схемы трудоустройства, позволяющие сокращать сумму налогов. Однако, наши собеседники отметили, что экономить за счёт персонала они не намерены. Сотрудники экспедиторских компаний получают не только зарплату. Им предоставляется конфиденциальная информация, они приобретают ценный опыт и знания. Поэтому руководители, которые заинтересованы в профессионалах высокого уровня, не должны экономить за счёт своих сотрудников. С этим мнением согласен и Еугениюс Римкус, руководитель UAB «Axis transport». По его словам, если сотрудники будут чем-то недовольны, то не будут довольны и клиенты . Томас Юркшайтис говорит, что компания ищет способы экономии во всех областях, за исключением персонала.
В заключение хочется сказать, что экономия – это не участь бедных. Скорее, признак современной, постоянно совершенствующейся компании . Поэтому важно, чтобы к анализу показателей деятельности и поиску способов её оптимизаций был системный подход.
Комментарии
На данный момент комментариев нет
Ваш комментарий
Для того, чтобы оставить комментарий, подключитесь
или зарегистрироваться.